Un équilibre de rationalisation et mutualisation des Systèmes d’information

Trouvons le juste équilibre

Entre

Vos objectifs de modernisation

Et

Vos contraintes d’héritage informatique

Comment initier une rationalisation de Systèmes d'Information publics ?

Durant un remaniement ministériel, régional ou local, les services études et opérations peuvent être amenés à repenser et rationaliser des éléments de leur système d’informations.

Ces types de démarches de rationalisation qui vise à améliorer l’efficience d’une organisation peuvent s’avérer complexes dans leur mise en place, générer des tensions et divergences de point de vue au niveau des équipes.

Comment simplifier cette tâche en gagnant l’adhésion des équipes pour tenter d’atteindre l’équilibre juste entre couverture fonctionnelle et budget ?

Un des métiers des cabinets de conseil SI est d’accompagner leurs clients dans ce type de réflexion structurante en apportant de la méthode et de la facilitation.

L’approche habituellement retenue est basée sur une démarche dite “Lean” où est réalisée une suite d’entrevues individuelles, généralementséquencées par métieretde manière cloisonnée.

Ce procédé apporte un caractèreexclusifet privilégie le confort et la prise en compte du contexte personnel de chacun.Tous se sentent écoutés.

La mise en place des entrevues nécessite la délégation d’un ou plusieurs consultants, suivant la profondeur du sujet à traiter.

Lesdélaisde réalisation occupentquelques semainesàplusieurs mois.

Le résultat des entrevues peut démontrer l’intérêt de faireévoluer le système d’information.Il peut également impacterle travail de chacun, l’organisationet nécessiterla mutualisation de services. Dés lors unprocessus d’accompagnement au changement est proposé.

Une approcheplus récentede typesystémique, devenue unstandard des sociétés de la Silicon Valley,se base sur le courant dit“Lean Start Up”.
Elle est souventassociéeà des techniques issues desméthodes Agiles, de laculture DevOpset de lathéorie des contraintes. Elle consiste en desateliers collectifs,auxquels desexperts de tous métiers,et desservices du système étudiésont sollicités. De l’utilisateur final àtout actif de la ligne de service, chaque représentant clé du processus expose sa compréhension de l’activité, même ceux ayant peud’appétence technologique.
Exemples d’ateliers :Vision Client, Proposition de valeur, Cartographie -Modélisation de processus, et-cetera.Demander une brochure

En lean Startup, cette rencontre des métiers et la proximité induite par essence :

● Met en avant l’Intelligence collectiveetla collaboration des équipes:adhésion entre les équipes,meilleure compréhension du métier de chacun
● Permet degagner du tempspar rapport aux démarches traditionnelles :rapidité d’analyse, un atelier de Cartographie-Modélisation de processus pour une ligne de service de 15 représentants experts peut être menée de1 journée à quelques jours,
● Permet d’étudier unsystèmedans sonensemblede manièrescientifique,
● Met en avant lesdysfonctionnements,douleurs rencontrées:identification des boucles de non valeur,
● Permet de déterminer lescauses racines des dysfonctionnement:efficacité, consensus général, réalignement des objectifs

Touslesmétierssontconfrontésles uns aux autres : chacun est écouté, apprend également le métier et les douleurs de l’autre. Ceciengage naturellementuneattitude de co-construction,à laquelle, tousadhèrent,puisque porteurs du mouvement.

– Apprendre à travailler entre services– Faciliter la démarche en récoltant les suffrages de ses équipes
– Entreprendre d’établir une équité entre couverture fonctionnelle et dépensesSont le défi quotidien dans les transformations des Systèmes d’Information publicsAIOS, cabinet de conseil, accompagne et facilite ces volontés et actions auprès d’acteurs du secteur public.

CO-CONSTRUISONS ENSEMBLE VOS SOLUTIONS DE DEMAIN !