Un équilibre de rationalisation et mutualisation des Systèmes d’information

 

 

 

Trouvons le juste équilibre

Entre

Vos objectifs de modernisation

Et

Vos contraintes d’héritage informatique

Comment initier une rationalisation de Systèmes d'Information publics ?

Durant un remaniement ministériel, régional ou local, les services études et opérations peuvent être amenés à repenser et rationaliser des éléments de leur système d’informations.

Ces types de démarches de rationalisation qui vise à améliorer l’efficience d’une organisation peuvent s’avérer complexes dans leur mise en place, générer des tensions et divergences de point de vue au niveau des équipes.

Comment simplifier cette tâche en gagnant l’adhésion des équipes pour tenter d’atteindre l’équilibre juste entre couverture fonctionnelle et budget ?

Un des métiers des cabinets de conseil SI est d’accompagner leurs clients dans ce type de réflexion structurante en apportant de la méthode et de la facilitation.

L’approche habituellement retenue est basée sur une démarche dite “Lean” où est réalisée une suite d’entrevues individuelles, généralement séquencées par métier et de manière cloisonnée

Ce procédé apporte un caractère exclusif et privilégie le confort et la prise en compte du contexte personnel de chacun. Tous se sentent écoutés.

La mise en place des entrevues nécessite la délégation d’un ou plusieurs consultants, suivant la profondeur du sujet à traiter.

Les délais de réalisation occupent quelques semaines à plusieurs mois.

Le résultat des entrevues peut démontrer l’intérêt de faire évoluer le système d’information. Il peut également impacter le travail de chacun, l’organisation et nécessiter la mutualisation de services. Dés lors un processus d’accompagnement au changement est proposé.

Une approche plus récente de type systémique, devenue un standard des sociétés de la Silicon Valley, se base sur le courant dit “Lean Start Up”.

Elle est souvent associée à des techniques issues des méthodes Agiles, de la culture DevOps et de la théorie des contraintes.

Elle consiste en des ateliers collectifs, auxquels des experts de tous métiers, et des services du système étudié sont sollicités. De l’utilisateur final  à tout actif de la ligne de service, chaque représentant clé du processus expose sa compréhension de l’activité, même ceux ayant peu d’appétence technologique.

Exemples d’ateliers : Vision Client, Proposition de valeur, Cartographie -Modélisation de processus, et-cetera.

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En lean Startup, cette rencontre des métiers et la proximité induite par essence :


● Met en avant l’Intelligence collective et la collaboration des équipes : adhésion entre les équipes, meilleure compréhension du métier de chacun 
● Permet de gagner du temps par rapport aux démarches traditionnelles : rapidité d’analyse, un atelier de Cartographie-Modélisation de processus pour une ligne de service de 15 représentants experts peut être menée de 1 journée à quelques jours
● Permet d’étudier un système dans son ensemble de manière scientifique,
● Met en avant les dysfonctionnementsdouleurs rencontrées : identification des boucles de non valeur,
● Permet de déterminer les causes racines des dysfonctionnement : efficacité, consensus général, réalignement des objectifs 


Tous les métiers sont confrontés les uns aux autres : chacun est écouté,  apprend également le métier et les douleurs de l’autre.  Ceci engage naturellement une attitude de co-construction, à laquelle, tous adhèrent, puisque porteurs du mouvement.

 

 – Apprendre à travailler entre services 

– Faciliter la démarche en récoltant les suffrages de ses équipes

– Entreprendre d’établir une équité entre couverture fonctionnelle et dépenses

Sont le défi quotidien dans les transformations des Systèmes d’Information publics

 

 

AIOS, cabinet de conseil, accompagne et facilite ces volontés et actions auprès d’acteurs du secteur public.

CO-CONSTRUISONS ENSEMBLE VOS SOLUTIONS DE DEMAIN !

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